Roller i föreningen

Från Riksipedia

Hoppa till: navigering, sök

För att föreningsarbetet skall flyta bra och vara både effektivt för verksamheten och lustfyllt för de inblandade är det viktigt att alla i föreningen har koll på de roller som finns i föreningen. Varje förening beslutar själv hur arbetet skall organiseras och vilka som ansvarar för vad. Det som här beskrivs är en översikt över de vanligaste rollerna.


Styrelsen

I samband med föreningens årsmöte väljer dess medlemmar vilka som under kommande verksamhetsår ska driva löpande och strategiskt arbete utifrån den inriktning som beslutas om på samma möte. En styrelse kan arbeta i huvudsak strategiskt, operativt eller både och. I ett ideellt sammanhang ingår styrelsemedlemmarna ofta själva i den operativa verksamheten, medan de föreningar som har tillgång till anställd personal kan lägga en större del av utförandet på dem. Oavsett hur detta är organiserat så är det viktigt att styrelsen hela tiden följer verksamheten och är väl uppdaterad kring vad som fungerar bra och mindre bra, detta för att kunna fatta kloka beslut om hur verksamheten skall utvecklas i framtiden. I slutet av verksamhetsåret står styrelsen gemensamt ansvarig för den samlade aktivitet som skett under året inför årsmötets medlemmar.


Ordförande

Ordförande är den funktion i styrelsen som vanligtvis samordnar och leder de ordinarie mötena samt den som ytterst ser till att verksamheten går i den riktning som årsmötet och föreningens stadgar pekar ut. I det fall det är ordföranden som leder styrelsemötena är det dennes uppgift att se till att mötena fungerar väl och att alla förtroendevaldas olika perspektiv på kommande beslut blir hörda och att dialogen på mötena är god. En viktig funktion som den som leder mötet har är att säkerställa tydlighet i beslut och ansvarsfördelning. Här är det viktigt att ordföranden ser till att uppgifterna fördelas på sådant vis att gruppen upplever ett gemensamt ansvar för det som skall göras. När det gäller representation av föreningen är det ofta ordföranden som efterfrågas och blir den som berättar om förenings verksamhet i kontakt med andra organisationer, media eller anslagsgivare. Det kan vara klokt att fundera på hur ni vill ha det i just er förening. Kanske finns det fler som gärna vill vara del av synligheten utåt och kanske vill ordföranden vid särskilda tillfällen ha sällskap från fler ur styrelsen eller låta enskilda medlemmar göra sin röst hörd.


Vice ordförande

Vissa föreningar väljer att också utnämna en vice ordförande. Den vice ordförande har i uppgift att gå in och driva verksamheten i händelse av att ordinarie tillfälligt eller permanent inte kan kvarstå i uppgiften. Vice ordföranden kan också, i överenskommelse med ordinarie ordförande och övriga i styrelsen, inta en partnerroll till ordförande och hjälpa denne i mötesarbetet, uppföljningen av beslut eller ta ökat ansvar i särskilda arbetsgrupper. Viktigt är att alla i styrelsen förstår vad vice ordföranden eventuellt har för mandat och ansvar i relation till verksamheten då denna roll ofta kan se mycket olika ut.


Sekreterare

Sekreterarfunktionen är den som vanligtvis för protokoll över de möten som hålls och som sedan ansvarar för att dessa tillgängliggörs enligt det sätt föreningen beslutat. Tillsammans med ordförande förbereder ofta sekreteraren de underlag som mötet kommer att behöva och ser till att dessa når ledamöterna i tillräckligt god tid om de inte är tänkt att delas ut direkt på mötet. Sekreteraren brukar också vara den som är ansvarig för att arkivera det material som behöver vara kvar för framtida styrelser, samt ta fram underlag från tidigare beslut och verksamhet om detta behövs. Det är viktigt att sekreteraren skriver protokollen på ett sätt som gör det möjligt för den som ej var med vid mötet att förstå de beslut som togs. Sekreterarfunktionen kan vara en god hjälp för att under eller i slutet av mötet summera och repetera de beslut som tagits för att säkerställa att alla i styrelsen har en gemensam bild av vad som sagts och hur ansvarsfördelningen landade.


Kassör

Kassörens uppgift är att bevaka ekonomin i föreningen och säkerställa att inkomster och utgifter balanseras enligt beslutad budget och rapportera de avvikelser som eventuellt sker längs vägen. Bokföring och tillhandahållande av handkassa brukar ligga hos kassören som ofta även är firmatecknare (ihop med ordförande) för att kunna skriva på för verksamheten viktiga avtal och överenskommelser. Det är en god idé att se till att det finns fungerande rutiner för kassören att regelbundet, till exempel vid varje styrelsemöte, rapportera läget för ekonomin och vad som i stora drag har skett sedan sist inom ekonomiområdet. Det är lättare för alla i styrelsen att känna och ta gemensamt ansvar för ekonomin om de förstår hur denna påverkas av de beslut som tas. Inför årsmöte har kassören en viktig roll i sammanställandet av verksamheten ur ett ekonomiskt perspektiv och att göra detta på ett sätt som gör att medlemmarna har möjlighet att följa den ekonomiska berättelsen.


Ledamöter

Utöver posterna som beskrivs här ovan finns vanligtvis ett antal ledamöter som också de ansvarar för styrelsens beslut och föreningens verksamhet. Många föreningar väljer att tydliggöra några av de mer kontinuerliga ansvarsfördelningarna bland ledamöterna så att övriga medlemmar och styrelsen vet var de skall vända sig för specifika frågor. Det kan vara till exempel medlemsansvarig, strategiansvarig för sociala medier, serveringsansvarig i samband med föreställningar, kontaktperson för ungdomsgruppen inom föreningen, etc. En viktig funktion för ledamöterna i en förening är att generöst dela med sig av de egna kontaktytor och nätverk de har tillgång till utanför föreningen. Ett styrelsearbete blir generellt starkare ju mer välfungerande kontakten och tilliten är mellan personerna i gruppen. Att då och då ta mötestid till att undersöka varandras specifika färdigheter och egna idéer är ofta en god investering och ger bra utdelning i längden.


Revisor

Revisorns funktion i en förening är att inför årsmötet gå igenom och granska styrelsens arbete och se till att verksamheten från deras sida sköts i enlighet med lagar och regler. För att revisorn skall kunna utföra detta arbete är det viktigt att denne på ett transparent sätt kan följa styrelsens arbete. I samband med årsmötet vänder sig revisorn till närvarande medlemmar och yrkar på årsmötets beslut om ansvarsfrihet för den sittande styrelsen eller ej.

Personliga verktyg
Namnrymder
Varianter
Åtgärder
Om Riksteatern
Föreningsarbete
Arrangemanget
Synas och höras
Biografier & Teaterlexikon
Handböcker
Verktygslåda